Понятие адреса компании в новой редакции Коммерческого кодекса Эстонии
С 1 февраля 2023 года вступает в силу новая редакция Коммерческого кодекса Эстонии и новый закон о коммерческом регистре. Новая редакция закона совместно с новым законом о коммерческом регистре вносит существенные изменения, а также предлагает новые возможности и решения для эстонских компаний.
Одним из нововведений, является устранение использующегося сейчас варианта определения адреса компании, который позволяет указать, что правление компании находится за рубежом, в соответствии с частью 21 статьи 64 Коммерческого Кодекса Эстонии.
Начиная с 1 февраля 2023 вместо определения адреса правления компании за рубежом, можно будет указать просто адрес за рубежом. Во многом это изменение скорее техническое, которое скорее уточняет тот принцип, что был предусмотрен и более ранними версиями закона. Если быть точнее, принцип того, что законом предусмотрено два варианта определения адреса компании:
- адрес в Эстонии и
- адрес за рубежом.
При этом важно понимать, что адрес компании это не просто контактный почтовый адрес, а место где компания расположена физически и откуда её правление принимает решения связанные с деятельностью компании. Это означает, что адрес в Эстонии предполагает наличие в аренде или собственности соответствующего рабочего места или помещения, которое должно фактически использовать для принятия управленческих решений чтобы указанные адрес компании в Эстонии соответствовал действительности.
Понятие контактного лица
Именно по этой причине часть 2 статьи 631 коммерческого кодекса устанавливает, что компания, правление которой находится за рубежом, обязано назначить в Эстонии контактное лицо, которым может быть лицензированная компания, а также адвокат, нотариус или присяжный аудитор, которые правда весьма редко предлагают подобные услуги.
В указанной статье Коммерческого кодекса также указано, что адрес контактного лица в подобном случае считается адресом компании. Однако надо иметь в виду, что это не означает, что компания физически расположена по адресу контактного лица и использовать адрес контактного лица в качестве юридического неверно, так как это фактически означает внесение в регистр ложных данных, которые создают впечатление о том, что конкретная компания физически расположена в Эстонии.
Указанная выше норма позволяет рассматривать адрес контактного лица как адрес компании только в целях исполнения контактным лицом своих законных функций, а именно, в качестве контактного адреса в Эстонии, при использовании которого государственные органы могут оперативно связаться с компанией. Это актуально именно в том случае, когда управление компании осуществляется за рубежом и для государственных органов нерационально и проблематично пытаться связаться с представителями компании в подобной ситуации. Предусмотренное законом контактное лицо решает этот вопрос.
NB! Важно отметить, что при выборе провайдера подобный услуги надо убедиться, что услуга будет оказана должным образом, так как в противном случае у компании могут возникнуть проблемы из за несоблюдения процессуальных сроков, если контактное лицо не передаст данные или документы оперативно.
Проблема использования виртуального адреса в качестве юридического адреса
Сейчас в Эстонии также относительно распространена услуга «виртуального адреса», которая по своей сути является аналогом почтовой услуги в рамках которой, провайдер обязуется перенаправлять своему клиенту любую прибывающую на указанный адрес почту.
Однако возникает вопрос о применении подобного “виртуального адреса” в качестве юридического адреса компании и указывать подобное в коммерческом регистре. На практике это случается нередко. В результате возникают парадоксальные и нелогичные ситуации, когда десятки, а порой сотни компаний в качестве своего юридического адреса указывают один небольшой офис, где все они на самом деле не могут быть расположены даже чисто физически.
Законом не предусмотрено использование услуги «виртуального адреса» или её аналогов подобным образом. Фактически использование подобной услуги означает внесение компаниями в регистр ложных данных, не соответствующих действительности, которые вводят в заблуждение пользователей эстонских открытых баз данных, в частности эстонского коммерческого регистра.
Как уже указывалось выше с 1 Февраля 2023 года закон предусматривает два варианта адреса компании: адрес в Эстонии и адрес за рубежом. Предусмотренные варианты позволяют четко и достоверно указать, где компания и её правление расположены физически. При этом зарубежный адрес никак не повлияет на статус компании и её функциональность. Зарегистрированная в Эстонии компании c точки зрения законодательства Эстонии в любом случае будет считаться налоговым резидентом Эстонии и пользоваться преимуществами членства Эстонии в Европейском Союзе и прочими предусмотренными законом и международными договорами преимуществами.
Практики не одобряемые регулирующими органами …
Указание в коммерческом регистре адреса «виртуального адреса» в качестве юридического адреса вполне может стать для компании источником проблем. Согласно оценке за декабрь 2021 год предоставленной Эстонским Бюро по Противодействию Отмыванию Денег (далее по тексту “RAB”), которое является государственным регулятором в сфере оказания корпоративных услуг, использование услуги адреса для сокрытия истинного места расположения компании рассматривается как фактор риска противоправной деятельности. Подобная практика рассматривалась в одном списке с такими факторами риска как совершение непрозрачных сделок с должностными лицами, отсутствие проверки происхождения используемых компанией средств и использование поддельных документов в рамках AML процедур. В своем отчете RAB также выделяет наиболее активно используемые для таких целей адреса, на которых зарегистрированы даже не десятки, а сотни компаний, а на некоторых тысячи (на Декабрь 2021 в списке «лидировал» адрес на котором числилось 3666 компаний), что является одним из факторов указывающих на непрозрачность оказания услуг в данном секторе.
… и банками
Банки и финансовые структуры также крайне настороженно относятся к компаниям, которые в качестве своего юридического адреса указывают подобные массово используемые адреса. Согласно действующим правовым нормам финансовые учреждения должны проводить очень строгую политику в области противодействия отмыванию денег. Эстонские банки в целом считают связь с Эстоний очень важным критерием для сотрудничества, где одним из наиболее существенных элементов считается наличие физического офиса в Эстонии. Также многие международные банки требуют документальное подтверждение физический офис в Эстонии в виде договора аренды и свежих счетов за коммунальные услуги. Договор об услуге “Виртуального адреса” в подобных случаях не акцептируется.
Выводы: какой адрес указывать в реестре?
В целом, изменения, вступающие в силу с первого Февраля 2023 года в области регулирования адреса компании носят скорее технический и уточняющий характер и не меняет того факта, что адрес компании указанный в регистре должен предоставлять актуальные и реальные данные о месте откуда осуществляется управление компанией, а именно:
- Е-резиденты, управляющие компанией из за рубежа должны указывать в регистре свой адрес за рубежом и назначать контактное лицо, в соответствии с принципами эстонского законодательства.
- Если управление компанией осуществляется из Эстонии, то адрес откуда правление компании ведёт свою деятельность можно указать в качестве юридического адреса компании.
- Виртуальный адрес не должен указываться в качестве физического юридического адреса компании, если правление компании физически на располагается по этому адресу. Это вытекает как из норм действующей, так и новой редакции Коммерческого Кодекса.
1 Kadri Viitas, Kristi Hiie, Usaldushalduse ja äriühinguteenuste pakkujate koolitus, 2021, lk 41.