Nozione di indirizzo aziendale nella nuova edizione del Codice commerciale estone
Il 1° febbraio 2023 entreranno in vigore la nuova edizione del Codice commerciale estone e la nuova legge sul registro commerciale. La nuova versione del Codice Commerciale, insieme alla nuova Legge sul Registro Commerciale, introduce cambiamenti significativi e offre nuove opportunità e soluzioni alle aziende estoni.
Una delle novità è l’eliminazione dell’opzione attualmente utilizzata per la determinazione dell’indirizzo della società, che consente di indicare che il consiglio di amministrazione della società si trova all’estero, ai sensi della parte 21 dell’articolo 64 del Codice commerciale estone.
Dal 1° febbraio 2023, invece di specificare l’indirizzo del consiglio di amministrazione della società all’estero, sarà possibile indicare semplicemente l’indirizzo della società all’estero. Per molti versi, si tratta di una modifica piuttosto tecnica, che si limita a chiarire il principio che era previsto nelle versioni precedenti della legge. Per essere più precisi, si tratta del principio secondo cui la legge prevede due opzioni per determinare l’indirizzo di qualsiasi società estone:
- indirizzo in Estonia e
- indirizzo all’estero.
Nel frattempo, è importante capire che l’indirizzo dell’azienda non è solo un indirizzo postale di contatto, ma il luogo in cui l’azienda si trova fisicamente e da cui il suo consiglio di amministrazione prende le decisioni relative alle attività dell’azienda. Ciò significa che l’indirizzo in Estonia presuppone l’esistenza di un contratto di locazione o di proprietà del luogo di lavoro o dei locali corrispondenti, che devono essere effettivamente utilizzati per prendere decisioni di gestione affinché l’indirizzo indicato della società in Estonia sia vero.
Il concetto di persona di contatto
È per questo motivo che la parte 2 dell’articolo 631 del Codice commerciale stabilisce che una società il cui consiglio di amministrazione si trova all’estero è obbligata a nominare una persona di contatto in Estonia, che può essere una società autorizzata, così come un avvocato, un notaio o un revisore giurato; questi ultimi, tuttavia, offrono molto raramente tali servizi.
Il suddetto articolo del Codice commerciale stabilisce inoltre che l’indirizzo della persona di contatto in questo caso è considerato l’indirizzo della società. Tuttavia, è importante tenere presente che ciò non significa che la società sia fisicamente ubicata all’indirizzo della persona di contatto e che non è corretto utilizzare l’indirizzo della persona di contatto come indirizzo legale, poiché ciò significa inserire nel registro dati falsi che danno l’impressione che una determinata società sia fisicamente ubicata in Estonia.
La norma giuridica sopra citata consente di considerare l’indirizzo della persona di contatto come l’indirizzo dell’azienda solo ai fini dello svolgimento delle funzioni legali da parte della persona di contatto, ovvero per fungere da indirizzo di contatto in Estonia, utilizzando il quale le autorità pubbliche possono contattare rapidamente l’azienda. Ciò è rilevante proprio nel caso in cui l’azienda sia gestita dall’estero e sia irrazionale e problematico per le agenzie governative cercare di contattare i rappresentanti dell’azienda in tale situazione. La persona di contatto prevista dalla legge risolve questo problema.
NB! È importante notare che quando si sceglie un fornitore di questo tipo di servizio, è necessario assicurarsi che il servizio venga fornito in modo corretto, altrimenti l’azienda potrebbe avere problemi dovuti al mancato rispetto delle scadenze procedurali se il referente non trasferisce tempestivamente i dati o i documenti.
Il problema dell’utilizzo dell’indirizzo virtuale come indirizzo legale
Oggi in Estonia è relativamente diffuso anche il servizio di “indirizzo virtuale”, che è essenzialmente un analogo del servizio di inoltro della posta, in cui il fornitore si impegna a reindirizzare ai propri clienti la posta che arriva all’indirizzo specificato.
Tuttavia, si pone il problema di utilizzare tale “indirizzo virtuale” come sede legale della società e di indicarlo come tale nel registro delle imprese. In pratica, ciò accade molto spesso. Di conseguenza, si verificano situazioni paradossali e illogiche quando decine, e a volte centinaia, di società indicano come sede legale un piccolo ufficio, dove tutte in realtà non possono essere localizzate nemmeno fisicamente.
La legge non prevede la possibilità di utilizzare il servizio di “indirizzo virtuale” o i suoi analoghi in questo modo. In realtà, l’uso di un servizio di indirizzo virtuale significa che le aziende inseriscono nel registro dati falsi che non corrispondono alla realtà, il che inganna gli utenti delle banche dati aperte estoni, in particolare del registro commerciale estone.
Come già detto, dal 1° febbraio 2023 la legge prevede due opzioni per l’indirizzo della società: un indirizzo in Estonia e un indirizzo all’estero. Le opzioni previste consentono di indicare in modo chiaro e affidabile la sede fisica della società e del suo consiglio di amministrazione. Allo stesso tempo, un indirizzo estero non influisce in alcun modo sullo status della società e sulla sua funzionalità. Ai fini della legge estone, una società registrata in Estonia sarà in ogni caso considerata fiscalmente residente in Estonia e godrà dei benefici dell’appartenenza dell’Estonia all’Unione Europea e di altri vantaggi previsti dalla legge e dai trattati internazionali.
Questa pratica è disapprovata dalle autorità di regolamentazione…
Anche l’indicazione di un “indirizzo virtuale” come indirizzo legale nel registro delle imprese potrebbe essere fonte di problemi per un’azienda. Secondo la valutazione del dicembre 2021 fornita dall’Unità di informazione finanziaria estone (di seguito “RAB”), che è l’autorità di regolamentazione statale nel settore della fornitura di servizi alle imprese, l’uso del servizio di indirizzo per nascondere la vera sede dell’azienda è considerato un fattore di rischio per le attività illegali. Questa pratica è stata inserita nella stessa lista di fattori di rischio come l’effettuazione di transazioni non trasparenti con funzionari statali, la mancanza di verifica dell’origine dei fondi utilizzati dall’azienda e l’uso di documenti falsi come parte delle procedure antiriciclaggio. Nel suo rapporto, la RAB evidenzia anche gli indirizzi più attivamente utilizzati per tali scopi, dove sono registrate non decine, ma centinaia e in alcuni casi migliaia di società (a dicembre 2021, l’indirizzo con 3.666 società era “il leader” della lista), il che è uno dei fattori che indicano la mancanza di trasparenza nella fornitura di servizi in questo settore.
…e le banche
Anche le banche e le istituzioni finanziarie sono estremamente diffidenti nei confronti delle società che indicano tali indirizzi di massa come sede legale. In base alle normative vigenti, le istituzioni finanziarie sono tenute ad attuare politiche di prevenzione del riciclaggio di denaro molto rigorose. In generale, le banche estoni considerano il legame con l’Estonia un criterio molto importante per la cooperazione, dove uno degli elementi più essenziali è che la società abbia un ufficio fisico in Estonia. Inoltre, molte banche internazionali richiedono prove documentali della presenza di un ufficio fisico in Estonia sotto forma di un contratto di locazione e di bollette fresche. L’accordo sul servizio “Indirizzo virtuale” non è accettato in questi casi.
Conclusioni: quale indirizzo indicare nel registro?
In generale, le modifiche che entreranno in vigore dal primo febbraio 2023 nel campo della regolamentazione degli indirizzi aziendali sono più che altro di natura tecnica e chiarificatrice e non cambiano il fatto che l’indirizzo aziendale indicato nel registro deve fornire dati aggiornati e reali sul luogo da cui viene gestita l’azienda, più precisamente:
- I residenti in Estonia che gestiscono una società dall’estero devono indicare il loro indirizzo all’estero nel registro e nominare una persona di contatto, in conformità con i principi della legge estone.
- Se la società è gestita dall’Estonia, l’indirizzo da cui opera il consiglio di amministrazione della società può essere indicato come indirizzo legale della società.
- Un indirizzo virtuale non deve essere indicato come sede legale fisica della società se il consiglio di amministrazione della società non si trova fisicamente a quell’indirizzo. Ciò deriva sia dalle norme dell’attuale che dalla nuova versione del Codice commerciale.
1 Kadri Viitas, Kristi Hiie, Usaldushalduse ja äriühinguteenuste pakkujate koolitus, 2021, lk 41.